Freiburger historische Bestände - digital

Archivs her gesehen, war natürlich an eine hauptamtliche Besetzung nicht zu denken. Es
wurde vom Hauptamt mitbetreut.

In der folgenden Zeit zwangen die Zugänge an Akten, Büchern und Rechnungsbänden
dazu, weitere Regale in die Räume einzuschieben, und nach Erklärung der Stadt
Lörrach zur Großen Kreisstadt im Jahr 1956 mit Zuweisung weiterer Verwaltungsaufgaben
mußten provisorische Aktenräume auf Speichern und in Kellern anderer der Stadtverwaltung
dienender Gebäude gefunden werden.

Zuletzt waren Akten und Bücher in folgenden weiteren Gebäuden untergebracht:
Schwarzwaldstraße 1 -Sozial- und Jungendamt- (Keller)
Wallbrunnstraße 2 -Stadtkämmerei- (Speicher)
Schillerstraße 4 -Ordnungsamt, Bauamt- (Keller, Speicher)
Hans-Thoma-Gymnasium (Keller)

Vor Beginn des Rathausneubaues mußten die in der Villa Favre untergebrachten
Dienststellen im Sommer 1971 in das ehem. Hotel Sonne am Marktplatz verlegt werden.
Die Archivbestände wurden gleichzeitig in das ehem. Kaufhaus für Alle ausgelagert.
Nachdem schon frühzeitig die Standortfrage für das neue Rathaus für den verhältnismäßig
kleinen Platz an der Luisenstraße/Turmstraße gefallen war, zwang sich die Ausführung
eines in die Höhe gehenden Verwaltungsgebäudes, also eines Hochhauses, auf.
Daraus ergaben sich natürlich vielfältige organisatorische Probleme. Die reiflichen
Überlegungen der Verwaltung, des Gemeinderates, der Architekten und der beigezogenen
weiteren Fachleute ergaben ein für das geplante Archiv geradezu günstiges Ergebnis:
Die beschränkte Größe der Geschoßflächen zwang dazu, mit Ausnahmen für das
Grundbuchamt und die Stadtkämmerei, die in ihren Geschossen größere Archivräume
erhielten, in der Regel pro Geschoß nur 1 kleines Registraturzimmer (2,00 x 4,50 m) vorzusehen
. Das führte dazu, daß die Dienststellen vor dem Einzug in das neue Rathaus alle
entbehrlichen Akten an das Archiv abliefern mußten und eine Anhäufung von nicht
mehr aktuellen Akten künftig schon aus Platzgründen bei den Dienststellen und Sachbearbeitern
nicht mehr möglich sein würde.

Weitere Konsequenzen:

1. Dezentrale Aktenführung in überwiegend Sachbearbeiterregistraturen und wenigen
Amtsregistraturen.

2. Rasche Ablieferung entbehrlicher Akten bzw. Schließung und Ablieferung umfangreicher
und unhandlicher Akten an das Stadtarchiv.

3. Führung der stehenden Amtsregistraturen zentral im Stadtarchiv (Zwischenarchiv).

4. Führung der abgeschlossenen Akten von Sonderakteien im Stadtarchiv (Baupolizeiakten
, Ausländerakten, Kaufakten, Wohngeldakten usw.)

5. Überwachung der gesamten Aktenführung durch das Archivpersonal einschließlich
Beratung der Dienststellen.

6. Zentrale Beschaffung von einheitlichen Registraturhilfsmitteln auf Vorschlag und im
Benehmen mit dem Archiv. Teilweise auch Ausgabe dieses Materials durch das Archiv
.

Die inzwischen 5jährige Praxis hat zu den bei der Planung erhofften Vorteilen geführt:

1. Das Stadtarchiv wird nicht als notwendiges Übel, sondern als der Gesamtverwaltung
dienende Einrichtung angesehen, dadurch

2. lebhafter Kontakt zwischen den Dienststellen und dem Archiv.

3. Rasche Bedienung der Dienststellen durch das Archiv.

4. Sucharbeiten bei den Dienststellen entfallen, dadurch

5. Entlastung der Sachbearbeiter und Schreibkräfte bei den Dienststellen zugunsten ihrer
eigentlichen Aufgaben.

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