Freiburger historische Bestände - digital

Die gefundene Regelung hat daneben zu weiteren günstigen Ergebnissen geführt:

1. Zunehmende Bereitschaft der Dienststellen zur Aktenablieferung.

2. Das Archiv wird in Registraturfragen beigezogen.

3. Sich günstig auswirkende frühe Einflußnahme des Archivs auf die Aktenführung bei
den Dienststellen.

Archivräume und Archiveinrichtung

Das Stadtarchiv befindet sich im 1. Untergeschoß des neuen Rathauses. Neben 2 Büroräumen
(mit Tageslicht) ist ein Benutzerzimmer mit 4 Arbeitsplätzen vorhanden. Die
Arbeitsplätze im Benutzerzimmer sind vom Büro des Archivleiters einsehbar. Das Benutzerzimmer
dient gleichzeitig als zentrale Verwaltungsbücherei. - Diese Kombination
hat sich bewährt; der Bezug von Gesetzblättern und Fachschriften konnte reduziert und
dadurch eine Einsparung erzielt werden. - Als Magazin dient ein 350 qm großer Raum
ohne Fenster mit Be- und Entlüftungsanlage. Daneben liegt ein 100 qm großer Reserveraum
, der als Stau- und Vorbereitungsraum dient. Im Magazin stehen in 3 Gruppen eine
handradbetriebene Kompaktanlage des Fabrikats Lapouyade mit 11 Fahrschränken 5 m
breit und zwei elektrisch betriebene Elba-Kompaktanlagen mit 14 bzw. 11 Fahrschränken
6 m breit. Insgesamt ist eine Lagerkapazität von 2000 lfm. vorhanden. Dazu eine
Stellreserve im Magazin für rd. 800 lfm. und im Reserveraum für ca. 1000 lfm. Im Magazin
sind ferner für Flachablage von Plan- und Plakatsammlungen 4 Schubladen-Schränke
und außerdem 3 Hänge-Planschränke aufgestellt. Im Magazinraum steht ein Buchkopierautomat
zur Verfügung und zusätzlich ist ein Xerokopiergerät im 2. OG leicht zugänglich
. Für die noch bescheidene Findkartei steht am Zugang zum Benutzerzimmer
ein Karteilift zur Verfügung.

Es darf hier angeführt werden, daß der amtierende Oberbürgermeister Egon Hugen-
schmidt für ein gut funktionierendes Akten- und Registraturwesen bei der Stadtverwaltung
stets eingetreten ist und im neuen Rathaus die Einrichtung eines modernen Stadtarchivs
als unerläßlich angesehen hat. Auch der Gemeinderat hat bei der baulichen Einteilung
und Einrichtung des Archivs die von der Verwaltung gemachten Vorschläge ohne
Abstriche genehmigt. Auch das darf einmal dankend erwähnt werden.

Ahlageart und Registratur- bzw. Aktenpläne

Bei der Stadt Lörrach war bis zum Einzug in das neue Rathaus die sogenannte badische
Aktenheftung mit Flachablage vorherrschend. Die Registraturen sind nach dem sog.
Theurer-Aktenplan (Aktenordnung des Bad. Ministerium des Innern vom 11.4. 1950)
geordnet. Eine Umstellung auf den Musteraktenplan der KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle
für Verwaltungsvereinfachung in Köln) ist in Vorbereitung. Die Einheits-
schränke in den Arbeitsräumen des neuen Rathauses sind variabel für Flachablage (Fachböden
) und für Pendelablage (Pendelschienen) eingerichtet. Desgleichen die Fahrschränke
im Archiv. Es werden svstemneutrale Pendelschienen verwendet, die für Pen-
delhefter verschiedner Büroartikelfirmen geeignet sind. Die Stadt ist somit bei Bezug
von Registraturmitteln nicht an ein Fabrikat gebunden.

Zum Zeitpunkt des Rathausbezugs und teilweise kurz danach konnten die bei den
Sachbearbeitern geführten Sonderakten auf das Pendelsystem umgestellt werden (z. B.
Ausländerakten, Steuerakten, Kaufakten, Wohngeldakten, teilweise Personalakten
usw.). Da neben den sog. stehenden Amtsregistraturen auch die abgeschlossenen Akten
der Sonderakteien im Stadtarchiv geführt werden, ergibt sich daraus, daß diese Akten
ohne Umstellung in die Sammlung im Archiv eingeordnet werden können und leicht
greifbar und wieder rückführbar sind (alphabetische Ordnung). Mit der Einführung des
KGSt-Aktenplanes sollen auch die übrigen Verwaltungsakten auf das rationellere Pendelsystem
umgestellt werden.

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